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個人情報の取り扱いについて

個人情報保護に関する基本方針
制定    平成 27年10月1日
最終改定  平成 29年6月30日
株式会社  東都
代表取締役社長 磯谷 彰洋     

 株式会社 東都 および 東都グループ(以下「当社」といいます。)は、不動産管理、賃貸借・売買の仲介その他総合不動産サービスに携わる事業者として、お客様・お取引先様等の個人情報を大切に保護し、適切に取り扱うことが当社の重要な社会的使命と認識しております。役員はじめ全従業員は個人情報保護に関する法規範を遵守し、次に示す当社基本方針を具現化するために、JISQ15001:2006に準拠したマネジメントシステムを構築し、常に社会的要請の変化に着目し、継続的改善を含め全社を挙げて取り組むことを宣言します。

1.個人情報の取得・利用・提供
   個人情報を取得する際は、当社の事業に必要な範囲内で利用目的を特定、明示し、その利用目的について直接書面で本人の同意を得たうえで、適法かつ公正な手段により行います。また、直接書面で本人の同意を得る以外の方法で取得する場合は、この利用目的をあらかじめ公表または速やかにご本人への通知を行います。
また、取得した個人情報は、あらかじめ特定した利用目的の範囲内のみで利用および提供を行い。特定された利用目的を達成する範囲を超えた個人情報の取扱いは行わないとともに、目的外利用などの不適切な取扱いが起こらない措置を講じます。

2.個人情報に関する法令、その他規範遵守
    個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針およびその他の規範を遵守するとともに、JISQ15001:2006(個人情報保護マネジメントシステム)の要求事項に基づき個人情報の保護に努めます。

3.個人情報のリスク防止、是正
    個人情報の漏洩、滅失又はき損、法令や国が定める指針その他の規範に対する違反、経済的不利益、社会的な信用の失墜,本人への影響等の恐れなどのリスクに対し、ID/パスワード管理、アクセス管理、ファイアウォール構築、入退室管理、教育の徹底、その他合理的な防止策を講じるとともに、監査を行い定期的に見直し是正して参ります。

4.個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善
    個人情報保護のため、個人情報保護マネジメントシステムに基づく、当社マネジメントサイクルを確立し、継続的に改善します。

5.苦情および相談
個人情報の開示・訂正・ 削除、利用又は提供の停止(以下「開示等」)および苦情や相談に対応するため、「個人情報相談窓口」を設置し解決に努めます。なお、開示等については、ご本人自身であることを確認させていただきます。
                             
個人情報相談窓口   TEL:03-3480-3888
E-mail:kikaku@tohto.ne.jp
個人情報保護管理者  経営企画室 室長 

個人情報の取扱いについて(個人情報利用目的公表事項)

平成29年 6月 30日
株式会社東都

 株式会社 東都 および 東都グループ(以下「当社」といいます。)は、当社の「個人情報保護に関する基本方針」に則り、以下に当社における個人情報の取扱いについて公表いたします。つきましては、以下の内容を十分ご理解いただき、ご同意の上、当社のサービスのご利用および個人情報のご提供をお願い申し上げます。

1. 個人情報取扱事業者名および個人情報保護管理者

 株式会社 東都
 個人情報保護管理者 経営企画室 室長 
 
2.当社が保有する個人情報

(1)入居者様・購入者様などの個人情報

① 賃貸物件の入居希望者様、入居者様、連帯保証人様、入居者のご家族・同居人様などの個人情報(申込書・契約書などに記されたもの)
② 家賃などの管理情報
③ 売買物件の申込者様、購入者様などの個人情報(申込書・契約書などに記されたもの)

(2)貸主様・施主様などの個人情報

① 管理、サブリース、媒介、建築・リフォームなどの委託を受けた不動産の所有者様・その他権利者様などの個人情報(申込書・契約書などに記されたもの)
② 施工・管理情報および家賃などの管理情報
③ 以下の公開または市販されている媒体物などから適法に取得した個人情報
(登記簿謄本、住宅地図、建築確認申請、指定流通機構、物件情報サイト、広告など)

(3)ホームページなどからのお問合わせ、依頼、登録にて取得する個人情報

(4)お取引先関係者様の個人情報

① 賃貸マンション・アパートなどの建設工事・不動産取引に付帯して取得する個人情報
② 施工管理実績および見積書・請求書・支払書などに付帯する入出金情報

(5)採用応募者の個人情報

3.個人情報の利用目的

(1) 入居者様・購入者様などの個人情報の利用目的

① 不動産物件の紹介、仲介、販売のための情報、サービスの提供
② お申込み結果のご連絡、信用情報機関への信用照会などの手続
③ 売買契約、賃貸借契約、連帯保証契約などの締結
④ 契約後の契約管理、家賃管理、建物管理、緊急対応などのアフターサービスの実施
⑤ 当社の他のサービスのご紹介およびお客様に有用と思われる当社提携先の商品、サービスなどの紹介、またはアンケートなどの発送
⑥ 当社の各事業における業務および各種商品・サービスの改善・新規開発

(2)貸主様・施主様などの個人情報の利用目的

① 以下の契約の履行のため
(賃借などの媒介など、建物の管理、家賃管理、契約管理、アフターサービスの実施、不動産物件の売買、建築・リフォームの工事請負・設計、その他弊社事業に付帯・関連するもの)
② 土地・建物など資産の有効活用に関するご提案、建設資金融資に関するご提案
③ 当社の他のサービスのご紹介およびお客様に有用と思われる当社提携先の商品、サービスなどの紹介、またはアンケートなどの発送
④ 当社の各事業における業務および各種商品・サービスの改善・新規開発

(3) ホームページなどからのお問合わせ、依頼、登録にて取得する個人情報の利用目的

① 当社サービスに関するお問合わせ、依頼、登録への回答、連絡、資料の発送のため

(4)お取引先関係者様の個人情報の利用目的

① 商談および業務上必要な諸連絡のため
② お取引先様との業務管理および支払・入金処理のため
③ リログループ各社の商品およびサービスのご案内のため

(5) 採用応募者の個人情報の利用目的

① 採用応募者への情報提供、連絡のため
② 採用業務管理のため

4.個人情報の第三者提供について

 当社は、ご本人の同意を得ることなく、個人情報を第三者(委託先および共同利用会社を除く)に提供することはいたしません。ただし、お客様から依頼をお受けしたサービスの提供、契約、契約後の管理にあったて必要な手続のため、以下の個人情報を、利用目的の達成に必要な範囲で第三者に提供いたします。

尚、個人情報の第三者への提供は、ご本人からの請求による、提供の停止のご連絡を頂いた場合、ご本人であることを確認の上ですみやかに提供を停止いたします。ご連絡は、文末記載の「個人情報保護相談窓口」にて承ります。

(1) 入居者様・購入者様などの個人情報の第三者提供

① 第三者に提供する個人情報の項目
  
ア) 賃貸物件の入居希望者様、入居者様、連帯保証人様、入居者のご家族・同居人様などの個人情報(申込書・契約書などに記されたもの)
イ) 売買物件の申込者様、購入者様などの個人情報(申込書・契約書などに記されたもの)
  ウ)その他利用目的の達成のために必要な情報

② 第三者に個人情報を提供する方法

  電話を含む口頭、書面、郵便物、電子メールなどの一般的な通信手段

③ 個人情報の提供うける第三者
  
ア)依頼を受けた事項について、契約の相手方となる者・その見込者、または他の不動産会社
イ) 当社以外で建物を管理する場合における管理会社、建物の管理組合、建物所有者など
ウ) 連帯保証会社、信販会社、損害保険・共済会社、信用情報機関、建築や営繕の施工会社、設備のメンテナンス会社、引越会社、住宅関連サービスなどを行う会社など
エ) 利用目的の達成に必要となる第三者

(2) 貸主様・施主様などの個人情報の第三者提供

① 第三者に提供する個人情報の項目
  
ア) 管理、サブリース、媒介、建築・リフォームなどの委託を受けた不動産の所有者様・その他権利者様などの個人情報(申込書・契約書などに記されたもの)
イ) その他利用目的の達成のために必要な情報

② 第三者に個人情報を提供する方法

  電話を含む口頭、書面、郵便物、電子メールなどの一般的な通信手段

③ 個人情報の提供うける第三者
  
ア) 依頼を受けた事項について、契約の相手方となる者・その見込者、または他の不動産会社
イ) 当社以外で建物を管理する場合における管理会社
ウ)司法書士、土地家屋調査士、融資を担当する金融機関、建築や営繕の施工会社、設備のメンテナンス会社、損害保険・共済会社、信用情報機関、住宅関連サービスなどを行う会社
エ)不動産仲介業者・広告掲載業者・団体・指定流通機構(貸主情報)
オ)利用目的の達成に必要となる第三者

5.個人情報の委託について

 当社は、システム保守業務、配送業務、設備などの点検・修理、工事、代金決済業務、夜間緊急窓口対応、書類保管などにおいて、提携先企業など、外部に個人情報の取り扱いを委託することがあります。この場合は、適切な個人情報の取り扱いが行われることを確認し、保護措置を講じたうえで委託を行います。

6.個人情報の共同利用について

 当社は、取得した個人情報について、以下の共同利用を行う場合があります。

(1)共同利用その1

① 共同して利用される個人情報の項目

ア)リロパートナーズグループ各社が直接取得する個人情報のうち、「3.個人情報の利用目的」達成のために必要となる全ての項目
イ)リロパートナーズグループ各社が公開または市販されている媒体物(登記簿謄本、住宅地図、建築確認申請、指定流通機構、物件情報サイト、広告など)から適法に取得した個人情報

② 共同利用者の範囲

リロパートナーズグループ
リロパートナーズグループの範囲につきましては以下のウェブサイトの一覧をご覧ください。(グループ会社は適宜更新しております)
http://www2.relo.jp/rp_g.html

③ 共同利用者の利用目的

「3.個人情報の利用目的」に従い、総合的なサービスを効率よく提供するため

④ 共同利用を行う個人情報の管理について責任を有する者

個人情報の利用は共同利用会社それぞれが責任を持って行いますが以下に記載する会社を責任会社とし、各社の共同利用につきまして連帯して責任を負います。

株式会社リロパートナーズ
個人情報保護管理者 個人情報保護担当役員

(2)共同利用その2

① 共同して利用される個人情報の項目

採用応募者の氏名、住所、電話番号、FAX番号、メールアドレス

② 共同利用者の範囲

採用応募者の個人情報は、当社が所属する「リログループ」において、共同利用する場合があります。採用応募者の個人情報について、共同利用を行う「リログループ」の範囲につきましては以下のウェブサイトの一覧をご覧ください。(グループ会社は適宜更新しております)
http://www2.relo.jp/privacy_k.html

③ 共同利用者の利用目的

採用業務管理のため

④ 共同利用を行う個人情報の管理について責任を有する者

株式会社リログループ
個人情報保護管理者 法務コンプライアンス室室長

⑤ 個人情報の取得方法

採用募集に対しての応募による取得

7.個人情報の安全管理措置

 当社は、取得した個人情報につきましては、漏えい、滅失またはき損の防止その他の個人情報の安全管理のため必要、かつ適切な措置を講じます。

8.当社ウェブサイトについて

(1) SSL、ファイアウォールについて

   当社のウェブサイトにおいて個人情報を入力していただく部分にはSSL(Secure Socket Layer)のデータ暗号化システムを利用しております。また、当社のウェブサイトには、情報保護のためファイアウォールを設置しております。ただし、セキュリティを完全に保証するものではありません。あらかじめご了承ください。

(2)クッキー(Cookie)について 

   当社のウェブサイトでは、お客様の利便性の向上およびアクセスログの収集・分析のため、クッキーを利用し、お客様の端末情報を識別しております。
   お客様がご利用のブラウザを設定することにより、クッキーの受け取りを拒否したり、クッキーを使用しているウェブページを訪問しようとしているときに事前にその旨を表示したりすることができます。設定につきましてはご利用のブラウザの設定メニューなどをご確認ください。尚、クッキーの受け取りを拒否することにより、当社のウェブサイト上のサービスの一部がご利用になれなくなることがあります。

(3)当社ウェブサイトからリンクする第三者のウェブサイトについて

当社ウェブサイトからリンクする第三者のウェブサイトにおいての個人情報の取り扱いについては、当社では一切責任を負いかねます。各リンク先の個人情報の取り扱いに関する方針や注意事項をご確認ください。

9.個人情報を提供されることの任意性について

 お客様による個人情報の提供は任意です。ただし、当社の各種サービスをご利用の場合、サービス提供に必要な個人情報を提供いただけない場合には、ご希望のサービスがご利用になれないこともございますのでご了承ください。

10.開示対象個人情報の開示請求および問合せについて

当社では、ご本人からの請求により、当社が保有する開示対象個人情報の利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加または削除、利用の停止・消去および第三者への提供の停止のご連絡をいただいた場合には、ご本人であることを確認の上で、すみやかに対応いたします。ただし、委託を受けている情報など当社がこれらの措置を直接実施する権限を有しないものを除きますのでご了承願います。
                    開示などのご請求は、下記の「個人情報相談窓口」にて承ります。ご要望をお受けした場合、当社より必要書類・記入事項のご案内を記載した専用請求書を郵送いたします。所定の事項を全てご記入いただき、ご案内する本人確認に必要な書類とともにご返送願います。代理人様によるご請求の場合は、代理人であることを確認できる書類も必要となりますのでご注意ください。
尚、利用目的の通知、開示につきましては、1回の請求ごとに下記返送郵送料と手数料が必要となります。
・返送郵送料 612円 
(定形82円、書留430円、本人限定受取扱(基本型)100円(平成29年6月現在の料金となります)
・手数料  1,080円 (消費税込)
費用のお支払については1,692円分の郵便定額小為替を請求書類に同封していただきます
(郵便局に支払う手数料はご請求者のご負担となります)。
  ※返送郵送料分の612円につきましては切手に代えることができますが、その場合の手数料の1,080円につきましては必ず郵便定額小為替にてお願い致します。
※開示請求以外については、原則として普通郵便で結果通知の書面を送付します。(書留等をご希望の場合は、相当額の切手を請求書類等に同封ください。)尚、郵便事故等についての責任は負いかねますのでご了承ください。
                    
開示した内容の訂正・追加・削除、利用の停止・消去、第三者への提供停止のご請求につきましては、手数料はかかりません。
             
個人情報相談窓口   TEL:03-3480-3888
E-mail:kikaku@tohto.ne.jp

個人情報保護管理者  経営企画室 室長

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