個人情報及び特定個人情報保護方針

株式会社明光トレーディング（以下「当社」という。）は、個人情報の取り扱いにあたり「個人情報の保護に関する法律」及び「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（以下「番号法」という）を遵守し、個人情報を適正かつ安全に取り扱うため、個人情報及び特定個人情報保護方針を策定し個人情報の保護に努めます。

1. 関係法令・ガイドライン等の遵守
当社は、個人情報及び特定個人情報の取扱いに関し、「個人情報の保護に関する法律」及び「番号法」その他関連法令・ガイドライン等を遵守いたします。

2. 個人情報及び特定個人情報の取得及び利用について
当社は、個人情報及び特定個人情報の利用目的を具体的に特定し、その特定された利用目的の達成に必要な範囲内でのみ利用いたします。

3. 安全管理措置に関する事項
当社は、個人情報に対する不正アクセス、個人情報の紛失、改ざん、漏洩等を防止するため、個人情報の取扱いに関する規定等を定め、組織的、人的、物理的、技術的な安全管理体制を構築し、着実に運用するとともに、継続的に改善して参ります。

4. 個人情報の第三者への開示・提供について
当社は、ご本人の同意を得ている場合や以下の場合を除き、取得した個人情報を第三者に提供することは致しません。
（1）お客様が入居中におけるお部屋の修繕工事、又は退去の立会い及び退去に伴う原状回復工事のため、各種工事業者等がお客様との連絡・調整のため必要とされる場合
（2）不動産管理等を実施する管理会社
（3）登記等に関する司法書士、土地家屋調査士
（4）融資等に関する金融機関
（5）法令に基づいて個人データを提供する場合
（6）人（法人を含む。 ）の生命、身体又は財産といった具体的な権利利益が侵害されるおそれがあり、これを保護するために個人データの提供が必要であり、かつ、本人の同意を得ることが困難である場合
（7）公衆衛生の向上又は心身の発展途上にある児童の健全な育成のために特に必要な場合であり、かつ、本人の同意を得ることが困難である場合
（8）国の機関等が法令の定める事務を実施する上で、民間企業等の協力を得る必要がある場合であって、協力する民間企業等が当該国の機関等に個人データを提供することについて、本人の同意を得ることが当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

5. 個人情報保護に係る質問及び苦情処理の窓口について
当社は、当社における個人情報保護に係るご質問及び苦情処理につきまして、次の窓口でお受けいたします。
「株式会社明光トレーディング　個人情報苦情・相談窓口」
TEL：03-3440-7201/e-mail：info@meiko-trading.co.jp
　 営業時間　10:30～18:30（定休日：火曜水曜）

株式会社明光トレーディング
代表取締役　松木正一郎
制定：2019年3月1日
（改定：2023年7月1日）

～～～～～～

個人情報及び特定個人情報の取扱いについて

当社は、以下の要領で個人情報を取り扱います。

1. 事業者名
事業者名：株式会社明光トレーディング
所在地： 〒150-0013東京都渋谷区恵比寿4-17-3
代表者： 代表取締役　松木正一郎

2. 個人情報の利用目的について
当社は、個人情報の取得に際しては、次の通り取得目的を正当な事業の範囲内で明確に定め、その目的達成に必要な限度において、適法かつ公正な方法で取得し、利用します。

（１）お客様に関する個人情報
①不動産の売買、仲介、賃貸、管理等の取引に関する契約の履行及び関連する情報、サービス、契約後のアフターサービスの提供
②当社の取扱う不動産に関連する保険の契約の履行、情報、サービスの提供
③お客様にとって有用と思われる当社提携先の商品・サービス等の紹介
④上記①②③の商品・情報・サービス提供のための郵便物、電話、電子メールなどによる営業活動及びマーケティング（アンケートのお願い、キャンペーン等）活動、顧客動向分析または商品開発等の調査分析また、お客様の利用履歴・購買履歴を分析し、お客様にあった提案をさせていただくことがあります。

（２）お客様に関する特定個人情報
・報酬・料金等の支払調書作成事務
・不動産の使用料等の支払調書作成事務
・不動産等の譲受けの対価の支払調書作成事務
・匿名組合等の利益の分配の支払調書作成事務
・所得税法第225条他に規定する法定調書作成業務

（３）お取引先様各社、他社の役員・社員等の方に関する個人情報
・業務上必要な諸連絡・商談等
・取引先情報管理、支払・収入処理

（４）お取引先様から委託を受けた個人情報
・委託業務に関する契約の履行

（５）採用応募者・雇用者・退職者に関する個人情報
・採用応募者（インターンシップを含む）への採用情報等の提供・連絡
・当社での採用業務管理
・当社での雇用管理
・退職者への情報提供および連絡等

（６）当社従業者、従業者の配偶者の特定個人情報
・法律で特定された利用目的（税・社会保障）の事務

3. 共同利用について
現在、当社では共同利用を行っておりません。

4．オプトアウト
現在、当社ではオプトアウトを行っておりません。

5．保有個人データの安全管理措置
当社では保有個人データ（個人データも含む）の安全管理のために以下の措置を講じています。
・JAPHICマークの取得と維持、定期的な外部審査の受審
・従業員への教育、非開示義務の誓約の取得などの人的セキュリティ
・ウイルス対策、通信の暗号化、ファイル操作ログ取得、アカウント管理など技術的セキュリティ
・保管庫の施錠管理、入退制限の措置などの物理的セキュリティ
・委託をする場合には、委託先からの守秘義務契約の徴求、安全管理状況の確認
・外国にある事業者に委託する場合には、EU域の事業者を除き、委託先の安全管理について確認・点検するとともに、当該国における個人情報保護法制について確認（個人情報保護委員会）

6．開示等の請求手続きについて
当社の保有個人データの開示等（利用目的の通知、開示、訂正、利用停止等）を求める手続は以下のとおりです。開示等の手続においていただきました個人情報は、当該開示等の回答及び記録の保管のため以外には利用いたしません。

（１）開示等の求めの手続ができる方
・ご本人様
・ご本人様が未成年者または成年被後見人の場合はご本人様の法定代理人
・開示等の求めの手続についてお客さまご本人が委任した代理人

（２）開示等の求めの際の必要書類
＜ご本人様が手続きされる場合＞
・当社所定の開示等申請書
・本人確認書類（旅券、運転免許証、健康保険証、在留カードなどの公的身分証明書で氏名および住所又は生年月日が確認できるもの）
　※健康保険証の場合は、記号・番号、保険者番号をマスク（黒塗り）したコピーをお送りください。
＜代理人の方が手続をされる場合＞
・当社所定の開示等申請書
・本人確認書類（ご本人様・代理人様分両方）
・委任状、または代理権を証する書面

（３）開示等の求めの受付先
株式会社明光トレーディング　個人情報苦情・相談窓口
電話番号：03-3440-7201
ｅメールアドレス：info@meiko-trading.co.jp
※電子メールによるご請求の場合には、PWにより暗号化してお送りください。
※手数料が必要なお手続きは、郵送でのご請求に限ります。

（４）開示等の手数料
個人情報の開示・利用目的の通知をご請求される場合、１回のご請求ごとに、800円（税別）をいただきます。ご郵送にて切手の同封あるいは郵便小為替を同封にてお願いいたします。

（５）開示等に対する回答の方法・時期等
本人様の個人情報である事が確認できましたら、合理的期間内に、本人様あて、書面または電子的方法（PW付き添付ファイルを電子メールで送信、またはダウンロードリンクを電子メールでご案内）のうちご本人のご希望の方法にてご回答いたします。ただし次の場合には回答いたしかねますので、理由を明示した上でその旨をお知らせいたします。
・利用目的の通知の請求の場合で、ＨＰに掲載済みなど利用目的が明らかである場合
・本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
・当該個人情報取扱事業者の権利又は利害が侵害されるおそれがある場合
・法令の定める事務を実施する上で、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

7．認定個人情報保護団体について
当社は、個人情報の保護に関する法律に基づく認定個人情報保護団体である一般社団法人ＪＡＰＨＩＣマーク認証機構の対象事業者です。

① 認定個人情報保護団体の名称
一般社団法人ＪＡＰＨＩＣマーク認証機構

② 苦情解決の申し出先
個人情報相談センター
※当社の商品・サービスに関する問い合わせ先ではございません
＜住所＞　　　〒103-0027 東京都中央区日本橋2丁目1-17 丹生ビル2階
＜電話番号＞　03-6280-4859（平日10:30～12:00、13:00～17:30）

以上

制定：2019年3月1日
最終改定：2023年7月1日